یکی از مسائلی که در عملکرد کسب و کارها نقش کلیدی را ایفا می‌کند، ارتباطات است. امروزه به دلیل ظهور تکنولوژی، شرکت‌ها بیش از گذشته به دنبال راه‌هایی برای بهبود بهره وری خود با استفاده از منابع و ابزارهای موجود هستند. فرقی نمی‌کند که یک شرکت چه رسالتی را بر عهده دارد و در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند؛ در هر حال افزایش بهره وری کلید پیشتازی در عرصه رقابت است. به‌وجود آمدن نرم افزارهایی مانند skype و سرویس Hangouts به عنوان تکنولوژی‌های مدرن توانسته است امر ایجاد ارتباطات را برای شرکت‌ها تا حد زیادی تسهیل کند و سازمان‌ها را از قید و بند زمان و مکان فراتر ببرد. از طریق این ابزارها سازمان‌ها می‌توانند در هر لحظه که اراده کنند جلسات گروهی خود را برگزار کنند و ارتباطات خود را با شبکه‌های برون سازمانی برقرار سازند. از این رو می‌توان گفت که ویدئوکنفرانس تا حد زیادی به افزایش بهره وری نیروی انسانی در هر سازمانی کمک می‌کند. در این مقاله چگونگی این مسئله را توضیح خواهیم داد.
1- کاهش سفرهای غیرضروری
یکی از راه‌های مؤثر در افزایش بهره وری نیروی انسانی کاهش سفرهای غیر ضروری است. اگرچه طرح ریزی سفرهای تجاری می‌تواند به عنوان یک عامل موفقیت برای سازمان‌ها محسوب شود، اما به هرحال نمی‌توان منکر هزینه‌های بالای آن شد و باید گفت که یکی از گران‌ترین رویدادها به شمار می‌رود. این هزینه‌ها اعم از هزینه‌های مادی مانند اسکان، حمل و نقل، خورد و خوراک و … و هزینه‌های غیرمادی مانند صرف زمان، انرژی و … است. طراحی سامانه مدیریت جلسات از طریق ویدئو کنفرانس نه تنها هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد، بلکه حتی به استفاده هرچه بیش‌تر از زمان نیز کمک می‌کند؛ زیرا جلسات غیرحضوری معمولاً به زمان کمتری نیاز دارند و افراد پس از جلسه قرار نیست ساعاتی را به خوش و بش با یکدیگر و یا پذیرایی بگذرانند. از این رو ویدئو کنفرانس از طریق کاهش هزینه‌ها و افزایش زمان بهره وری نیروی انسانی را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
2- افزایش کیفیت ارتباطات
یکی دیگر از عواملی که در بهره وری نیروی انسانی تأثیرگذار است، افزایش کیفیت ارتباطات است که این امر به انتقال صحیح اطلاعات بستگی دارد و می‌تواند کیفیت بازاریابی، میزان فروش و تقویت بخش‌های مختلف کسب و کار را بهبود بخشد. متأسفانه بعضی شرکت‌ها هنوز به اهمیت ارتباطات تصویری از طریق سامانه مدیریت جلسات پی نبرده اند و بیش‌تر ارتباطاتشان را با ایمیل، پیام‌های صوتی و حتی پیام کوتاه برقرار می‌کنند! این روش‌ها نه تنها در کارکنان ایجاد انگیزه نمی‌کند، بلکه حتی آن‌ها را خسته و گاه عصبی می‌سازد. این در حالی است که برگزاری جلسات از طریق ویدئو کنفرانس این پیامدهای منفی را به دنبال ندارد و به کارکنان احساس ارزشمندی القا می‌کند.
3- افزایش فرصت‌های تجاری
یکی از اهداف اصلی هر شرکت یا سازمان تسلط بر بازار و ایجاد ارتباطات بیش‌تر با محیط پیرامون خود است. ویدئو کنفرانس می‌تواند امکان مشارکت گسترده‌تر افراد را به راحتی فراهم سازد و در مدت کوتاهی افراد زیادی را از سراسر جهان به یکدیگر متصل کند؛ به گونه‌ای که انگار هیچ فاصله‌ای بین آن‌ها وجود ندارد! این کار نه به پاسپورت نیاز دارد و نه به گذرنامه و از طریق آن می‌توان در مدت زمانی کوتاه در جلسات کاری به یک توافق همگانی رسید و یا یک محصول را به جمع کثیری از مشتریان معرفی نمود.
4- افزایش تعادل کار و زندگی
یکی از رازهای افزایش بهره وری نیروی انسانی ایجاد تعادل بین کار و زندگی و برقراری هرچه بیش‌تر آن است که متأسفانه کمتر سازمانی از این مسئله اطلاع دارد و به اهمیت آن پی برده است. استفاده از سامانه مدیریت جلسات سبب می‌شود که برای هر کار جزئی و کم اهمیتی کارکنان مجبور نباشند در ساعات غیر کاری ساعت‌ها زمان صرف کنند تا خود را به یک جلسه کاری برسانند. روشن است که مأموریت‌های سازمان در روزهای تعطیل به هیچ عنوان متوقف نمی‌شود؛ اما به هرحال کارکنان از اینکه نتوانند مرز روشنی را بین فعالیت‌های کاری و زندگی شخصی و خانوادگی خود برقرار سازند، به تدریج دچار خستگی و افسردگی می‌شوند و این امر تا حد زیادی بهره وری نیروی انسانی را کاهش می‌دهد. این در حالی است که استفاده از ویدئو کنفرانس وسامانه مدیریت جلسات از راه دور سبب می‌شود تا کارمندان ضمن احساس آزادی، از پرداختن به مأموریت‌های کاری خود هم‌زمان به رسیدگی به زندگی شخصی لذت ببرند.
| روشن است که ماموریت‌های سازمان در روزهای تعطیل به هیچ عنوان متوقف نمی شود؛ اما به هرحال کارکنان از اینکه نتوانند مرز روشنی را بین فعالیت‌های کاری و زندگی شخصی و خانوادگی خود برقرار سازند، به تدریج دچار خستگی و افسردگی می‌شوند و این امر تا حد زیادی بهره وری نیروی انسانی را کاهش می‌دهد |
5- بهبود روابط تجاری
فرض کنید یک سازمان دارای شعبه‌های متعدد در یک شهر یا کشور است؛ حال اگر مدیران بخواهند در هفته یا در هر ماه جلسات کاری را ترتیب دهند، باید تمام این افراد را از نقاط مختلف دور یکدیگر جمع کنند که این کار در دنیای واقعی کاری دشوار است و علاوه بر هزینه، نیاز به هماهنگی‌های زیادی دارد. این مسئله برای کمپانی‌های بزرگ که در چندین کشور جهان تعداد زیادی شعبه دارند پیچیده تر است؛ در چنین حالتی سامانه مدیریت جلسات را می‌توان یکی از بهترین استراتژی‌ها برای دریافت گزارش‌های منظم، تصمیم گیری‌ها و مشاوره‌های درون سازمانی و افزایش بهره وری نیروی انسانی دانست. این کار روابط تجاری را ارتقا داده و فرایند تصمیم‌گیری سازمان را از طریق شرکت دادن تعداد بیش‌تری از افراد بهبود می‌بخشد.
منبع : پیرامون ارتباط