6 نکته اصلی برای انتخاب راه کار های ارتباط یکپارچه

 6 نکته اصلی برای انتخاب راه کار های ارتباط یکپارچه

همانطور که میدانیم ایجاد یک فضای همکاری مجازی می تواند نقش بسیار کلیدی را در روابط بین همکاران در سازمان ما ایجاد کند، اما برای دستیابی به این موفقیت باید 6 نکته کلیدی در مورد ارتباط یکپارچه باهم به صورت همزمان رعایت شوند. در ادامه به این 6 نکته اشاره ای خواهیم داشت.

امروزه در دنیا، محل کار مجازی و استفاده از نیروی انسانی متخصص بدون محدویت جعرافیایی تبدیل به یک اصل انکار ناپذیر شده است. خوشبختانه در ایران هم سازمان ها و شرکت ها برای توسعه فعالیت هایشان رو به استفاده از نیرو های متخصص به صورت دور کاری هستند. اما  همانطور که تیم ها از لحاظ جغرافیایی گسترش یافته اند مشکلاتی برای صاجبان کسب و کار به وجود آورده است و این موضوع مطرح میشود که چگونه بین پرسنل دور کار و تیم حاضر در سازمان هماهنگی و ارتباط مستمر ایجاد کنیم.

برای نزدیک کردن تیم ها به یک دیگر ایجاد فضای مجازی مناسب ترین راه حل است.چند ابزار ارتباطی که به ما در این راه کمک میکند عبارت اند از : ویدئو کنفرانس ، کنفرانس صوتی و ابزار های اشتراک گذاری فایل ها .ولی با این حال نتیجه به صورت تدریجی برای صاحبان کسب و کار و سازمان ها قابل درک است که تنها استفاده از ابزار های مختلف نمی توانند یک محیط کار طبیعی را فراهم کنند که در آن هرکس به فعالیت خود ادامه دهد.

این جایی است که نرم افزارهای ارتباطی یکپارچه وارد بازی می شوند که مزایای همکاری تیمی و توسعه پروژه را به یک محیط کاری مجازی می دهند.

سازمان ها برای تضمین اجرای موفقیت آمیز استفاده از فناوری های ارتباطی یکپارچه لازم دارند این 6 نکته را سر لوحه خود قرار دهند ، هریک از این نکته ها برای همکاری مطلوب ، لازم و ضروری است ، بدون هر کدام از آنها کار بهره جویی از این زیر ساخت ها با سختی زیادی رو به رو خواهد شد.

صهولت در دسترسی :

کلید اصلی دسترسی آزاد به محتوا و توانایی دیدن هر مرحله از پروژه است. برای مثال :محتوا  و مراحل پروژه بر روی فضایی قرار دارد که قابل دستیابی برای اعضای تیم نیست و بنا به دلایل و یا سیاست های سازمان دسترسی برای برخی از اعضای تیم باز نیست در نتیجه همه ی افراد تیم قادر به دیدن آن نیستند. این یکی از اصلی ترین مشکلات در استفاده از فناوری های ارتباطی یکپارچه در سازمان هاست.می بایست قبل از هر چیز امکان گروه بندی اعضا و دسترسی آنها به محتوای مربوط به آنها فراهم شده باشد.

دسترسی به یک فضای کاری مشارکتی که در هر زمان ، هر مکان  و از هر دستگاه در دسترس باشد لازم و ضروری است.علاوه بر این ، توانایی حفظ دسترسی در طول زمان نیز نقش مهمی دارد. تیم های پخش شده از لحظه ی تولید ایده تا اجرا نیاز به دسترسی در زمان های مختلف در مکان های مختلف دارند.

محتوا :

کاربران باید بتوانند محتوای خود را در قالب و فرمتی که قبلا استفاده می کردند مشاهده و تدوین کنند و در صورت نیازعنوان های مورد نظررا تغییر و یا دستکاری نمایند. مشاهده ی محتوا به صورت بصری به کاربران کمک می کند تا هرزمان که به فضای کاری نگاه می کنند، مبحث های مربوط به کارشان برایشان یادآوری شود. این کار همچنین به کارکنانی که ممکن است به هر دلیلی از آغاز پروژه نبوده اند کمک کند و آنها به اطلاعات اولیه پروژه دسترسی پیدا کنند.

تعامل :

هنگامی که تمامی محتوا به روی فضای کاری مجازی آپلود می شود ، تمام افراد تیم باید بتوانند با آن محتوا ارتباط برقرار کنند به گونه ای که برای آنان به راجتی قابل درک باشد،این همان چیزی ایست که تا کنون فراموش شده است.

زیر ساخت های ارتباطی یکپارچه قادر اند یک تجربه جذاب از بررسی و اطلاعات ثبت شده را  ارائه دهند ،به گونه ای که انگار افراد در آن جلسه حضور داشته اند. به هر حال استفاده از فناوری های آسان ثبت مانند نوشتن بر روی صفحه نمایش تبلت ، مشاهده محتوا و یا نوشتن یادداشت باید به گونه ای باشد که باعث تعامل کاری کارکنان و طوفان فکری شود و این نکته طلایی  برای مشارکت از راه دور است.

اشتراک گذاری :

انتظارات مشتریان در حال تکامل است. آنها به جای اینکه منتظر نتیجه باشند می خواهد بخشی از فرایند خلاقانه و تولید راه کار ها  باشند.زیر ساخت های ارتباطات یکپارچه قادر اند امکاناتی را فراهم کنند که شما مشتریانتان را در فرایند شخصی سازی محصول برای آنها درگیر و در صورت لزوم با اعضای تیم شما ارتباطی تعاملی برقرار کند.به اشتراک گذاری اینکه پروژه چگونه به حالت نهایی تبدیل شده مزیت بزرگی است.

این بینش ارزشمندی را برای پروژه های آینده ارائه می دهد و روابط میان تیم ها، مدیریت و سایر سهامداران را ایجاد می کند.

قابلیت ادغام :

قبل از راه اندازی زیر ساخت های ارتباطات یکپارچه می بایست به این نکته توجه داشت که این راه کار ها یک جزیره جدا از دیگر سیستم ها در سازمان نیستند.راه انتخابی ما می بایست قابل توسعه و ادغام با دیگر سیستم های موجود باشد. ارتباطات یکپارچه چگونگی ایجاد محتوا را تغییر نخواهد داد، بلکه نحوه تعامل تیم با محتوا و چگونگی اشتراک گذاری محتوا را برای اعضای تیم شما مدیریت می کند.

آمادگی :

راه کار انتخابی میباست امن ، انعطاف پذیر و کمترین خرابی و مشکلات را داشته باشد.نرم افزار انتخابی باید بدون محدودیت، قابل به سرویس دهی، سریع و استفاده از آن برای همگان راحت باشد.علاوه بر این باید به هر تعداد که می خواهید کاربر به آن اضافه کرده و از لحاظ آپلود اسناد محدودتی نداشته باشد.

هنگامی که این 6 نکته به صورت یکجا رعایت و ترکیب  شوند، زیر ساخت های ارتباط یکپارچه قادراند شکاف بین نیروی کار سنتی و مجازی را پر کنند، به این ترتیب تیم ها می توانند در جریان هر مرحله  از فرآیند تولید محصول و خدمات باشند. نرم افزارارتباطی یکپارچه می توانند جلسات موثر و بهره وری پرسنل و تیم شما را افزایش دهد.

مایکروسافت، دستگاه ویدئو کنفرانس solaborate با امکانات بی نظیر پیشنهاد کرد.

شرکت مایکروسافت، دستگاه ویدئو کنفرانس با امکانات بی نظیر پیشنهاد کرد.

شرکت مایکروسافت  دستگاه  Solaborate مدل Hello را برای کاربران اسکایپ و اسکایپ فور بیزینس پیشنهاد کرده است. این دستگاه با  بهره مندی از سیستم عامل اندرویدی این امکان را به کاربران می دهد که به راحتی از اپلیکیشن هایی مثل Skype For Business ، Skype  و ... برای برقراری ارتباط ویدئویی بهره ببرند.
این دستگاه به راحتی بر روی هر صفحه نمایشی سوار شده و امکان برقراری تماس ویدئویی و حتی صوتی را فراهم می کند. همچنین با سایر پلتفرم های ویدئو کنفراس نظیرwebex , hangouts,Facebook Massenger و ... کاملا سازگاری داشته و قادر به استفاده به عنوان یک دستگاه ویدیو کنفرانس یکپارچه می باشد.

از جمله قابلیت های solaborate می توان به : دوربین 4K ، میکروفن محیطی ، اتصال wi-fi و عدم نیاز به کامپیوتر اشاره کرد. دوربین این دستگاه با بهرمندی سنسور تصویر CMOS با کیفیت 4K تصویر محیط را با بالاترین کیفیت ممکن برای آن طرف تماس ارسال می کند . دوربین دستگاه Hello با زاویه دید 130 درجه ای خود به صورت خودکار روی چهره ای افراد حاضر در جلسه فوکوس می کند.

شایان ذکر است استفاده از 4 میکروفن محیطی در این دستگاه کاربران را از استفاده از میکروفن های جانبی مبرا می کند .

این طور به نظر می رسد که مایکروسافت با ارائه این دستگاه قصد دارد پکیج های همچوم پلیکام و سیکو را روانه بازار کند.

چگونه در وبکم و ویدئو کنفرانس زشت نباشیم!

چگونه در وبکم و ویدئو کنفرانس زشت نباشیم!

مهم نیست که چه کسی هستید و چقدر خوشتیپ و یا  خوب به نظر می رسید ، برای دوربین ها بسیار آسان است که در ارتباط ویدئویی یا ویدئو کنفرانس شما را زشت و وحشتناک نشان دهند.

دراین مقاله سعی کردیم مفاهیم اصلی در یک ارتباط ویدئویی را به شما یاد آوری کنیم تا بتوانید با رعایت این نکات جزئی و استفاده از تجهیرات مناسب ویدئو کنفرانس، ارتباط ویدئویی مناسبی درخور سازمان و شخصیت خود داشته باشید.

خوشحال میشویم در صورتی که مواردی را از قلم انداخته ایم در قسمت نظرات به ما یاد آوری کنید.

ویدئو کنفرانس

هفت عادت مشترک کارآفرینان موفق برای افزایش بهره وری

هفت عادت مشترک کارآفرینان موفق برای افزایش بهره وری

کارآفرینان موفق عادت های مشترک زیادی دارند، آنها می دانند چطور به بهترین شکل از زمان بهره ببرند به همین ترتیب هنگامی که صدای تیک تیک ساعت به گوششان می رسد، تحت فشار زیادی قرار می گیرند.برای آنها زمان از بالاترین اولویت برخوردار است و همین طرز تفکر باعث شده آنها به صورت خودکار کارهایشان را به گونه ای برنامه ریزی کنند که بیشترین کار را در کمترین زمان ممکن انجام دهند. در ادامه 7 عادت مشترک کارآفرینان موفق برای افزایش بهره وری را یاد آوری می کنیم.

اجبار در انجام کار ها در موعد مقرر

کارل ریدر کارشناس کسب و کار و نویسنده کتاب The Franchising Handbook همیشه از یک ترفند هوشمندانه استفاده می کند. کارل برای انجام کارهای خود از یک مهلت ساختگی استفاده می کند.

او می گوید : " یکی از ترفندهای مورد علاقه ی من "سفر با قطار" است. یک بلیط رفت و برگشت رزرو می کنم و تلفن همراهم رو با خودم نمی برم ، یک هدف با یک مهلت انجام مشخص انتخاب کرده و عازم سفر می شوم.خیلی جالب متوجه شدم بیشتر از زمانی که در دفترکارم هستم ، کارایی دارم.در مواقعی که بواسطه جلسات کاری مجبور به سفر هستید این کار را انجام دهید. در غیر اینصورت هزینه سفر همان هزینه افزایش بهره وری است.

تلفن هوشمند خود را خورد کنید!

چک کردن آخرین اخبار فوتبال و یا دنبال کردن اتفاقات جهان در اپلیکیشن های خبری و وبسایت ها با تلفن هوشمند بزرگترین عامل حواس پرتی راب هیل بنیانگذار شرکت  The Stage  بود.

راب می گوید : " ناگهان متوجه شدم به طور میانگین در روز هر 15 دقیقه تلفن هوشمند خود را چک میکنم،سپس موبایل هوشمندم رو با موبایل قدیمی نوکیا 3310 که در کشو داشتم عوض کردم ، اینطوری دیگر به اینترنت و اپلیکیشنی دسترسی نداشتم و بهره وری من ناگهان به طور عجیبی افزایش پیدا کرد.پنج ماه از تعویض موبایلم گذشته ، ماه اول خیلی سخت بود اما الان اصلا دلم برای تلفن هوشمندم تنگ نشده "

به ساعت بدنتان اعتماد کنید!

هدی فولیوی بنیانگذار شرکت Clarity Media اغلب روی 4 تا 10 پروژه کار به صورت همزمان کار می کند، به همین دلیل باید تمرکز بسیار بالایی داشته باشد.او گفت : " من در محیط کاملاً آرام و ساکتی کار میکنم از هر گونه سر وصدایی متنفرم. من کل روز را به 30 دقیقه تقسیم میکنم و وظایفم را در این 30 دقیقه ها انجام میدم و دربین آنها 5 دقیقه استراحت میکنم.

من برای تماس های تلفنی نیز برنامه ریزی کردم و آنها را بین ساعت 9 تا 10 صبح انجام میدم این کار باعث میشود بقیه روز را با تمرکز کامل به وظایفم بپردازم." طبق تحقیقات به عمل آمده ،بدن انسان ساعت 3 بعدازظهر به طور طبیعی شروع به استراحت میکند ، بنابراین بعد از این زمان را برای هیچکاری برنامه ریزی نمیکنم.اکثر اوقات کارهایی که نیاز به تمرکز بالایی دارد را در اول صبح انجام میدهم.من به این نتیجه رسیدم که این روال میزان بهره وری من را افزایش میدهد و میتوانم کارهای زیادی در طول روز انجام دهم"

باینری فکر کنید!

تیم فونگ مدیرعامل و بنیانگذار شرکت Airtasker ،که در زمینه ی بازار آنلاین فعالیت می کند معتقد است ، تفکر باینری باعث افزایش بهره وری اوست.

تیم می گوید : " من اعتقاد دارم در هنگام شروع اگر به طور مدام "تفکر باینری" داشته باشید باعث افزایش بهره وری شما  می گردد ، به عنوان مثال میتوانید داده های لازم را جمع آوری کرده ، پردازش و تصمیم بگیرید. برای انجام کار ها در زمان مشخص متعهد شوید و هرروز بازبینی و ارزیابی نکنید.به این ترتیب اطمینان خواهید داشت مسیری که در اون هستید به مقصد خواهد رسید.به نظر من این کلید موفقیت و افزایش بهره وری است."

پیاده روی و افزایش بهره وری!

وقتی لیسا فورد صاحب شرکت نوشت افزار Dotty About Paper احساس کند نیاز به افزایش بهره وری دارد، دفتر را ترک می کند.او می گوید : " فقط خودتان را از محیط کار و دفتر دور کنید ، و برای پیاده روی به بیرون بروید و برای نیم تا یک ساعت قدم بزنید ، این کار باعث می شود تمام افکارتان را جمع کنید. من هنگام پیاده روی ، اصلا فکر نمیکنم اما وقتی به دفتر باز می گردم با ذهنی باز آماده ام که کارم رو انجام بدم."

محول کردن وظایف تاکتیکی!

یکی از مهارت هایی که کارآفرینان جهت  رشد و توسعه کسب و کارشان باید داشته باشند محول کردن وظایف است که تاثیر مثبتی بر خروجی افراد و پرسنل دارد.

ترلون موس ، مؤسس شرکت Webcredible این مهارت را به خوبی دارد.او افراد زیادی را جهت انجام کارهای مشخص استخدام می کند.موس می گوید : " برای اینکه کسب و کارم به موفقیت برسد و به هدف بلندمدت خود برسم به زمان خیلی زیادی احتیاج داشتم.انجام دادن کارهای تکنیکی در کوتاه مدت رضایتبخش است اما برای من اتلاف بیهوده زمان است، وقتی افرادی هستند که بتوانند آنها را انجام دهند.

برای زمان خود موضوع ایجاد کنید!

نکته ای مهمی که آقای مایک واردی مؤسس Productivityist, ، به عنوان یک ایده مطرح کرد، ایجاد موضوع بندی برای زمان بود. به این صورت که برای هر روز هفته یک موضوع در نظر بگیرید مثل ، آموزش، برنامه ریزی و بهینه سازی و ...این کار باعث می شود با تمرکز بیشتری کارها رو انجام دهید. مایک میگوید : " این بدان معنا نیست که فقط کارهایی که مرتبط به موضوع می باشد را انجام دهم ، بلکه با تمرکز بیشتری موضوعات مربوطه را انجام می دهم ، این کار به شما اجازه می دهد تا روز خود با تمرکز شروع کنید.

از کنفرانس صوتی به ویدئو کنفرانس

طبق نتایج بدست آمده وقتی امروزه صحبت از  بهبود عملکرد تیم به میان می آید کنفرانس صوتی دیگر حرفی برای گفتن نخواهد داشت. طبق نظر سنجی که در ماه جولای 2017 انجام شده ،80 درصد پاسخ دهندگان به این اعتقاد بودند که  ویدئو کنفرانس با فاصله بسیار زیادی در مقایسه با کنفرانس صوتی ،به آنها در ارتباطات مستمر با شرکت ها و مشتریانشان کمک  کرده و نقش بسزایی داشته است. به نظر آنها  این نوع از برقراری ارتباط به شکلی متداول و عادی تبدیل شده است به گونه ای که دیگر برای برگذاری جلسات مشترک حرفی از کنفرانس های صوتی مطرح نمی شود.

طبق این گزارش و دیگر نظرسنجی های موجود ، یک نتیجه گیری کلیدی وجود دارد ، که اگر یک سازمان واقعا بخواهد توانایی همکاری را در سازمان خود ، ( ارتباطات خود با مشتریان ، شرکای تجاری ، تامین کنندگان و ارتباطات مشابه )  را بهبود بخشد باید زیر ساخت  ارتباط ویدیو کنفرانس را در سازمان خود داشته باشد.

همکاری های مستمر و بی دغدغه با ویدئو کنفرانس

Srini Koushik رئیس ارشد فناوری در شرکت Magellan Health ، یکی از مدیرانی است که نشان می دهد امروزه ویدیو کنفرانس انقلابی در ارتباطات و همکاری به وجود آورده است. به نقل از کوشیک استفاده از ابزارهای ویدئوکنفرانس باعث افزایش کارایی و رشد گردیده.

یکی از خصوصیتهای ویژه ی این ابزار ارتباطی آن است که به ما امکان حس ارتباط رو در رو را القا می کند.او بر این اعتقاد است که استفاده از این راه کار ارتباطی در آموزش و همکاری همانند یک سالن کنفرانس جهانی ایست. کوشیک میگوید : "مهمترین عامل برای موفقیت ، کار تیمی ایست. من معتقدم ویدئوکنفرانس مهمترین عامل برای همکاری موثر و کار تیمی در دنیا امروز است. "

همیاری یا همکاری

یوسف خان ، مدیر ارشد فناوری اطلاعات در شرکت Pure Storage  هم نظرات مشابهی دارد . او میگوید :" امروزه افراد تیم به وسیله یک لپ تاپ ، تلفن هوشمند و یا Ipad در ویدئو کنفرانس شرکت می کنند و قادر اند در همه جا در هر زمان از آن استفاده کنند و این امکانی است که ارتباطات  ویدئویی به آنها می دهد.

افراد تیم  جهت ارتباط دیگر نگران فاصله جغرافیایی نیستند ، فقط کافیست بدانند که فرد مورد نظر چه زمانی در دسترس است.

این شرکت در حال حاضر تنها از یک ارائه دهنده سرویس ویدئوکنفرانس استفاده می کند ، افراد تنها روی کارها تمرکز می کنند و نگرانی در مورد انتخاب پلتفرم ارتباطی دیگر افراد ندارد.به نظر یوسف خان ویدئو کنفرانس در همکاری نیروی انسانی تا همیاری فاصله زیادی ایجاد کرده است .

مشارکت و اثربخشی

با توجه به نظر سنجی های انجام شده ، یک جدول ارزش یابی ایجاد شده که در ادامه به بررسی آن می پردازیم :

آیا اهداف زیرارزشمند هستند؟  ویدیو کنفرانس در کدام قسمت می تواند نتایج را بهبود بخشد؟

هدف	آیا هدف ارزشمندی است ؟	آیا توسط ویدئو کنفرانس بهبود یافته است ؟
تقویت روابط	84%	47%
بهبود سطح تعامل	81%	55%
ترویج همدلی /همکاری	81%	40%
بهبود هدف مشترک	78%	40%

طبق این نظر سنجی 93 درصد  از مدیران موافقند که ویدئوکنفرانس باعث افزایش بهره وری تیم ها می شود .البته 24 درصد از آنها شدیدا موافقند درحالی که 45 درصد دیگر رو به افزایش بهره وری بودند.به عبات دیگر،شرکت هایی  که با چالش انجام کارهای بیشتر در کمترین زمان و با پرسنل کمتر روبرو هستند ، ارزش واقعی ویدئو کنفرانس را احساس می کنند.

قابلیت دور کاری 

تحقیقات Forbes نشان می دهد ، که چگونه تیم ها امروزه احتمالا یکی یا دو تا از اعضای آنها به صورت دورکاری مشغول فعالیت هستند.

اما در نظر داشته باشید ، درمیان پاسخ دهنگان ، شرکت هایی از پرسنل دور کار بهره می بردند که از رشدی بالای 45درصد در سال برخوردار بودند.

سازمان های از دورکاری استفاده می کردند که ، تعامل و بهره وری برایشان به یک مسئله کلیدی تبدیل شده بود. در این سازمانها پرسنل دور کار  احساس می کنند با سازمان قطع ارتباط هستند و در نتیجه این افراد از پرسنلی که حاضرهستند احساس ارتباط کمتری می کنند. در اینجا 92% موافقند ، که ویدئو کنفرانس به افزایش بهره وری کارکنان دور کار کمک می کند. علاوه بر این ، توانایی دیدن کارکنان از راه دور ، باعث می شود اعتماد متقابل بین پرسنل دور کار  و همکاران مستقر در سازمان  به وجود بیاید.

نگاهی نو به پیش فرض ها

چیزی که مشخص است ویدئو کنفرانس ویژگیهای بیشماری در مقابل ارتباط به روش سنتی دارد.شرکت کنندگان احساس ارتباطی بهتری دارند، آنها میتوانند به طور موثر با یکدیگر ارتباط بگیرند در نتیجه ، کارایی بیشتر خواهند داشت.

به هرحال ویدیو کنفرانس وارد دنیای امروز شده است و دیگر نباید تنها به عنوان یک گزینه به آن نگاه کرد بلکه آنرا باید به عنوان یک ارتباط واجب و مهم دید.