چگونه در وبکم و ویدئو کنفرانس زشت نباشیم!

چگونه در وبکم و ویدئو کنفرانس زشت نباشیم!

مهم نیست که چه کسی هستید و چقدر خوشتیپ و یا  خوب به نظر می رسید ، برای دوربین ها بسیار آسان است که در ارتباط ویدئویی یا ویدئو کنفرانس شما را زشت و وحشتناک نشان دهند.

دراین مقاله سعی کردیم مفاهیم اصلی در یک ارتباط ویدئویی را به شما یاد آوری کنیم تا بتوانید با رعایت این نکات جزئی و استفاده از تجهیرات مناسب ویدئو کنفرانس، ارتباط ویدئویی مناسبی درخور سازمان و شخصیت خود داشته باشید.

خوشحال میشویم در صورتی که مواردی را از قلم انداخته ایم در قسمت نظرات به ما یاد آوری کنید.

ویدئو کنفرانس

هفت عادت مشترک کارآفرینان موفق برای افزایش بهره وری

هفت عادت مشترک کارآفرینان موفق برای افزایش بهره وری

کارآفرینان موفق عادت های مشترک زیادی دارند، آنها می دانند چطور به بهترین شکل از زمان بهره ببرند به همین ترتیب هنگامی که صدای تیک تیک ساعت به گوششان می رسد، تحت فشار زیادی قرار می گیرند.برای آنها زمان از بالاترین اولویت برخوردار است و همین طرز تفکر باعث شده آنها به صورت خودکار کارهایشان را به گونه ای برنامه ریزی کنند که بیشترین کار را در کمترین زمان ممکن انجام دهند. در ادامه 7 عادت مشترک کارآفرینان موفق برای افزایش بهره وری را یاد آوری می کنیم.

اجبار در انجام کار ها در موعد مقرر

کارل ریدر کارشناس کسب و کار و نویسنده کتاب The Franchising Handbook همیشه از یک ترفند هوشمندانه استفاده می کند. کارل برای انجام کارهای خود از یک مهلت ساختگی استفاده می کند.

او می گوید : " یکی از ترفندهای مورد علاقه ی من "سفر با قطار" است. یک بلیط رفت و برگشت رزرو می کنم و تلفن همراهم رو با خودم نمی برم ، یک هدف با یک مهلت انجام مشخص انتخاب کرده و عازم سفر می شوم.خیلی جالب متوجه شدم بیشتر از زمانی که در دفترکارم هستم ، کارایی دارم.در مواقعی که بواسطه جلسات کاری مجبور به سفر هستید این کار را انجام دهید. در غیر اینصورت هزینه سفر همان هزینه افزایش بهره وری است.

تلفن هوشمند خود را خورد کنید!

چک کردن آخرین اخبار فوتبال و یا دنبال کردن اتفاقات جهان در اپلیکیشن های خبری و وبسایت ها با تلفن هوشمند بزرگترین عامل حواس پرتی راب هیل بنیانگذار شرکت  The Stage  بود.

راب می گوید : " ناگهان متوجه شدم به طور میانگین در روز هر 15 دقیقه تلفن هوشمند خود را چک میکنم،سپس موبایل هوشمندم رو با موبایل قدیمی نوکیا 3310 که در کشو داشتم عوض کردم ، اینطوری دیگر به اینترنت و اپلیکیشنی دسترسی نداشتم و بهره وری من ناگهان به طور عجیبی افزایش پیدا کرد.پنج ماه از تعویض موبایلم گذشته ، ماه اول خیلی سخت بود اما الان اصلا دلم برای تلفن هوشمندم تنگ نشده "

به ساعت بدنتان اعتماد کنید!

هدی فولیوی بنیانگذار شرکت Clarity Media اغلب روی 4 تا 10 پروژه کار به صورت همزمان کار می کند، به همین دلیل باید تمرکز بسیار بالایی داشته باشد.او گفت : " من در محیط کاملاً آرام و ساکتی کار میکنم از هر گونه سر وصدایی متنفرم. من کل روز را به 30 دقیقه تقسیم میکنم و وظایفم را در این 30 دقیقه ها انجام میدم و دربین آنها 5 دقیقه استراحت میکنم.

من برای تماس های تلفنی نیز برنامه ریزی کردم و آنها را بین ساعت 9 تا 10 صبح انجام میدم این کار باعث میشود بقیه روز را با تمرکز کامل به وظایفم بپردازم." طبق تحقیقات به عمل آمده ،بدن انسان ساعت 3 بعدازظهر به طور طبیعی شروع به استراحت میکند ، بنابراین بعد از این زمان را برای هیچکاری برنامه ریزی نمیکنم.اکثر اوقات کارهایی که نیاز به تمرکز بالایی دارد را در اول صبح انجام میدهم.من به این نتیجه رسیدم که این روال میزان بهره وری من را افزایش میدهد و میتوانم کارهای زیادی در طول روز انجام دهم"

باینری فکر کنید!

تیم فونگ مدیرعامل و بنیانگذار شرکت Airtasker ،که در زمینه ی بازار آنلاین فعالیت می کند معتقد است ، تفکر باینری باعث افزایش بهره وری اوست.

تیم می گوید : " من اعتقاد دارم در هنگام شروع اگر به طور مدام "تفکر باینری" داشته باشید باعث افزایش بهره وری شما  می گردد ، به عنوان مثال میتوانید داده های لازم را جمع آوری کرده ، پردازش و تصمیم بگیرید. برای انجام کار ها در زمان مشخص متعهد شوید و هرروز بازبینی و ارزیابی نکنید.به این ترتیب اطمینان خواهید داشت مسیری که در اون هستید به مقصد خواهد رسید.به نظر من این کلید موفقیت و افزایش بهره وری است."

پیاده روی و افزایش بهره وری!

وقتی لیسا فورد صاحب شرکت نوشت افزار Dotty About Paper احساس کند نیاز به افزایش بهره وری دارد، دفتر را ترک می کند.او می گوید : " فقط خودتان را از محیط کار و دفتر دور کنید ، و برای پیاده روی به بیرون بروید و برای نیم تا یک ساعت قدم بزنید ، این کار باعث می شود تمام افکارتان را جمع کنید. من هنگام پیاده روی ، اصلا فکر نمیکنم اما وقتی به دفتر باز می گردم با ذهنی باز آماده ام که کارم رو انجام بدم."

محول کردن وظایف تاکتیکی!

یکی از مهارت هایی که کارآفرینان جهت  رشد و توسعه کسب و کارشان باید داشته باشند محول کردن وظایف است که تاثیر مثبتی بر خروجی افراد و پرسنل دارد.

ترلون موس ، مؤسس شرکت Webcredible این مهارت را به خوبی دارد.او افراد زیادی را جهت انجام کارهای مشخص استخدام می کند.موس می گوید : " برای اینکه کسب و کارم به موفقیت برسد و به هدف بلندمدت خود برسم به زمان خیلی زیادی احتیاج داشتم.انجام دادن کارهای تکنیکی در کوتاه مدت رضایتبخش است اما برای من اتلاف بیهوده زمان است، وقتی افرادی هستند که بتوانند آنها را انجام دهند.

برای زمان خود موضوع ایجاد کنید!

نکته ای مهمی که آقای مایک واردی مؤسس Productivityist, ، به عنوان یک ایده مطرح کرد، ایجاد موضوع بندی برای زمان بود. به این صورت که برای هر روز هفته یک موضوع در نظر بگیرید مثل ، آموزش، برنامه ریزی و بهینه سازی و ...این کار باعث می شود با تمرکز بیشتری کارها رو انجام دهید. مایک میگوید : " این بدان معنا نیست که فقط کارهایی که مرتبط به موضوع می باشد را انجام دهم ، بلکه با تمرکز بیشتری موضوعات مربوطه را انجام می دهم ، این کار به شما اجازه می دهد تا روز خود با تمرکز شروع کنید.

از کنفرانس صوتی به ویدئو کنفرانس

طبق نتایج بدست آمده وقتی امروزه صحبت از  بهبود عملکرد تیم به میان می آید کنفرانس صوتی دیگر حرفی برای گفتن نخواهد داشت. طبق نظر سنجی که در ماه جولای 2017 انجام شده ،80 درصد پاسخ دهندگان به این اعتقاد بودند که  ویدئو کنفرانس با فاصله بسیار زیادی در مقایسه با کنفرانس صوتی ،به آنها در ارتباطات مستمر با شرکت ها و مشتریانشان کمک  کرده و نقش بسزایی داشته است. به نظر آنها  این نوع از برقراری ارتباط به شکلی متداول و عادی تبدیل شده است به گونه ای که دیگر برای برگذاری جلسات مشترک حرفی از کنفرانس های صوتی مطرح نمی شود.

طبق این گزارش و دیگر نظرسنجی های موجود ، یک نتیجه گیری کلیدی وجود دارد ، که اگر یک سازمان واقعا بخواهد توانایی همکاری را در سازمان خود ، ( ارتباطات خود با مشتریان ، شرکای تجاری ، تامین کنندگان و ارتباطات مشابه )  را بهبود بخشد باید زیر ساخت  ارتباط ویدیو کنفرانس را در سازمان خود داشته باشد.

همکاری های مستمر و بی دغدغه با ویدئو کنفرانس

Srini Koushik رئیس ارشد فناوری در شرکت Magellan Health ، یکی از مدیرانی است که نشان می دهد امروزه ویدیو کنفرانس انقلابی در ارتباطات و همکاری به وجود آورده است. به نقل از کوشیک استفاده از ابزارهای ویدئوکنفرانس باعث افزایش کارایی و رشد گردیده.

یکی از خصوصیتهای ویژه ی این ابزار ارتباطی آن است که به ما امکان حس ارتباط رو در رو را القا می کند.او بر این اعتقاد است که استفاده از این راه کار ارتباطی در آموزش و همکاری همانند یک سالن کنفرانس جهانی ایست. کوشیک میگوید : "مهمترین عامل برای موفقیت ، کار تیمی ایست. من معتقدم ویدئوکنفرانس مهمترین عامل برای همکاری موثر و کار تیمی در دنیا امروز است. "

همیاری یا همکاری

یوسف خان ، مدیر ارشد فناوری اطلاعات در شرکت Pure Storage  هم نظرات مشابهی دارد . او میگوید :" امروزه افراد تیم به وسیله یک لپ تاپ ، تلفن هوشمند و یا Ipad در ویدئو کنفرانس شرکت می کنند و قادر اند در همه جا در هر زمان از آن استفاده کنند و این امکانی است که ارتباطات  ویدئویی به آنها می دهد.

افراد تیم  جهت ارتباط دیگر نگران فاصله جغرافیایی نیستند ، فقط کافیست بدانند که فرد مورد نظر چه زمانی در دسترس است.

این شرکت در حال حاضر تنها از یک ارائه دهنده سرویس ویدئوکنفرانس استفاده می کند ، افراد تنها روی کارها تمرکز می کنند و نگرانی در مورد انتخاب پلتفرم ارتباطی دیگر افراد ندارد.به نظر یوسف خان ویدئو کنفرانس در همکاری نیروی انسانی تا همیاری فاصله زیادی ایجاد کرده است .

مشارکت و اثربخشی

با توجه به نظر سنجی های انجام شده ، یک جدول ارزش یابی ایجاد شده که در ادامه به بررسی آن می پردازیم :

آیا اهداف زیرارزشمند هستند؟  ویدیو کنفرانس در کدام قسمت می تواند نتایج را بهبود بخشد؟

هدف	آیا هدف ارزشمندی است ؟	آیا توسط ویدئو کنفرانس بهبود یافته است ؟
تقویت روابط	84%	47%
بهبود سطح تعامل	81%	55%
ترویج همدلی /همکاری	81%	40%
بهبود هدف مشترک	78%	40%

طبق این نظر سنجی 93 درصد  از مدیران موافقند که ویدئوکنفرانس باعث افزایش بهره وری تیم ها می شود .البته 24 درصد از آنها شدیدا موافقند درحالی که 45 درصد دیگر رو به افزایش بهره وری بودند.به عبات دیگر،شرکت هایی  که با چالش انجام کارهای بیشتر در کمترین زمان و با پرسنل کمتر روبرو هستند ، ارزش واقعی ویدئو کنفرانس را احساس می کنند.

قابلیت دور کاری 

تحقیقات Forbes نشان می دهد ، که چگونه تیم ها امروزه احتمالا یکی یا دو تا از اعضای آنها به صورت دورکاری مشغول فعالیت هستند.

اما در نظر داشته باشید ، درمیان پاسخ دهنگان ، شرکت هایی از پرسنل دور کار بهره می بردند که از رشدی بالای 45درصد در سال برخوردار بودند.

سازمان های از دورکاری استفاده می کردند که ، تعامل و بهره وری برایشان به یک مسئله کلیدی تبدیل شده بود. در این سازمانها پرسنل دور کار  احساس می کنند با سازمان قطع ارتباط هستند و در نتیجه این افراد از پرسنلی که حاضرهستند احساس ارتباط کمتری می کنند. در اینجا 92% موافقند ، که ویدئو کنفرانس به افزایش بهره وری کارکنان دور کار کمک می کند. علاوه بر این ، توانایی دیدن کارکنان از راه دور ، باعث می شود اعتماد متقابل بین پرسنل دور کار  و همکاران مستقر در سازمان  به وجود بیاید.

نگاهی نو به پیش فرض ها

چیزی که مشخص است ویدئو کنفرانس ویژگیهای بیشماری در مقابل ارتباط به روش سنتی دارد.شرکت کنندگان احساس ارتباطی بهتری دارند، آنها میتوانند به طور موثر با یکدیگر ارتباط بگیرند در نتیجه ، کارایی بیشتر خواهند داشت.

به هرحال ویدیو کنفرانس وارد دنیای امروز شده است و دیگر نباید تنها به عنوان یک گزینه به آن نگاه کرد بلکه آنرا باید به عنوان یک ارتباط واجب و مهم دید.

ارتباط موثر در سازمان با Skype For Business

ارتباط موثر در سازمان با Skype For Business

پلتفرم Skype for business که در گذشته با نام Microsoft Lync server شناخته می شد، یک پلتفرم ارتباطی یکپارچه (Unified communication) است که هر آنچه سازمان برای ارتباطات خود نیاز دارید  را شامل می شود.از جمله امکاناتی که اسکایپ فور بیزینس دارا می شود می توان به قابلیت پیام رسانی( IM )، ویدیو کنفرانس، ارتباط صوتی بر بستر شبکه(VoIP)،انتقال فایل،صندوق پیام صوتی و... اشاره کرد.

همانطور که می دانیم این پلتفرم را می توان هم بر روی بستر ابری نصب و راه اندازی کرد و یا به عنوان یک سرویس ترکیبی در شبکه داخلی سازمان پیاده سازی و استفاده نمود. کاربران می توانند از این پلتفرم بر روی سیستم عامل ویندوز،تلفن های هوشمند و تبلت ها با سیستم عامل Android , iOS استفاده کنند.

به تازگی مایکروسافت سرویس جدیدی را ارائه داده به نام ( Microsoft Team )که تمامی امکانات Skype for Business را در خود جای داده .اپلیکیشن مایکروسافت تیم  علاوه بر امکانات مشابه Telegram و اسکایپ فور بیزینس،قابلیت های متفاوتی مانند هماهنگی ملاقات ها استفاده از نرم افزارهای Office در خود اپلیکیشن،برقراری تماس ها و ... را دارد.

هدف از ساخت برنامه ی Microsoft Teams، ارائه ی یک جایگزین قدرتمند برای Slack بوده است و این برنامه با یکپارچگی عمیقی که با اسکایپ دارد، به تیم ها اجازه ی شرکت در کنفرانس های صوتی و تصویری را نیز می دهد. همچنینمی توان باایموجی ها، استیکر ها، تصاویر GIF و... محیطی دلنشین برای هم تیمی های خود فراهم کنیم.

این سرویس به کاربر این اجازه را می دهد تا فورا به محتواهای تیم خود از یک مکان مشخص که در آن فایل ها،پیام ها، مخاطبین و ابزار ها در کنار هم قرار دارند،دسترسی راحتی داشته باشد و برای افزایش بازدهی گروه خود از آن استفاده کند.مایکروسافت با ارائه سرویس Microsoft Team به منظور ایجاد یک محیط دیجیتالی باز تر که باعث می شود کار ها قابل مشاهده، یکپارچه و در دسترسباشند. اکنون هر تیم یک واحد خاص است و تیم ها می توانند از نرم افزار ها و ابزار های مختلفی در این مسیر استفاده کنند

ویژگی های اسکایپ برای کسب و کار

یکی از ویژگی های منحصر به فرد Skype for business برای سرور پیشرفته 911 ( E911 ) است.به طوری که پس ترک کردن کاربر از محیط، تمامی مکالمات صوتی و تصویری باقی می ماند و محتوی جلسه یا کنفرانس از بین نمی رود.

این سرویس ( E911 ) در آمریکا برای برقراری تماس های اضطراری فعال بوده به گونه ای که اجازه مکان یابی کاربررا به گیرنده تماس می دهد. این سرویس امکان شناسایی موقعییت کاربر را از 50تا 300 متر دارا می باشد.

پلتفرم skype for business به عنوان بخشی از برنامه های جانبی  Office 365 Business ,Essentials  Business Premium می تواند کنفرانس های ویدئویی وصوتی را پشتیبانی کند. همچنین توانایی برگذاری کنفرانس های ویدئویی و صوتی برای 250 نفر با کیفیت بالا را دارا است،در حالی که اسکایپ تا سقف 25 نفر را پشتیبانی می کند.

اسکایپ فور بیزینس، قابلیت هم گام سازی با دستگاه های ویدئو کنفرانس Polycom از طریق Polycom Realconnect را فراهم می سازد. این سرویس قادر به برقراری ارتباط ویدئویی با تجهیزات ویدئو کنفرانس Cisco وهر دستگاه ویدئو کنفرانس دیگری که مبتنی برپروتکل SIP,H.323 است کار می کند. همچنین Skype for business با کلیه تولید کنندگان تجهیزات جانبی ویدئو کنفرانس نظیر Solaborate, Logitech, Crestron سازگاری کامل دارد.

• به اشتراک گذاری صفحه نمایش و برنامه هایی نظیر PowerPoint و... در یک جلسه ارتباطی
• استفاده از استانداردهای متداول فشرده سازی تصاویر نظیر H264
• امکان کنترل و تنظیم چیدمان شرکت کنندگان در اتاق کنفرانس
• امکان دعوت و حضور در جلسه ویدئو کنفرانس از طریق برنامه هایی نظیر Outlook
• امکان ارسال مستقیم اعلانات بر روی دستگاه های هوشمند برای پیوستن به جلسات
• ضبط و آرشیو جلسات، پیام ها، جلسات کنفرانس و sign-in logs

امکاناتی که با پرداخت اضافه قابل دسترس است

• امکان Dial-in ،اجازه می دهد که کاربران در یک جلسه ویدئویی از شبکه های رایج تلفن همراه استفاده کنند
• خدمات تلفن عمومی ( PSTN ) و تماس تلفی شامل کاربرانی که حتی ازSkype for Business استفاده نمی کنند.
• Skype RoomSystems V2 قابلیت به اشتراک گذاری ویدئو،صداومحتوا به اتاق های کنفرانس

Skype در مقابل Skype for Business

مایکروسافت از نسخه عمومی Skype در سال 2011 ،8.5 میلیارد دلار به دست آورد.مایکروسافت برای شرکت ها و سازمان هایی که بیشتر از 25 کاربر فعال دارند Skype For Business را پیشنهاد می دهد تا علاوه بر امکانات بیشتر که در اختیار کاربران خود می گذارد ، امکان مدیریت حساب های کاربران توسط شرکت  را فراهم می کند.پلتفرم ویدئو کنفرانس skpye for business بر روی سرور ابر می تواند از4000 تا 10000 کاربر در دسترس داشته باشد.

در ساده ترین حالت،راه اندازی Skype for business در یک سرور64بیتی ویندوز2012 R2انجام می گیرد ،که به سادگی امکاناتی از جمله ثبت نام کاربر ،پایگاه داده ها ،مسیر یابی تماس،پیام های فوری را شامل است.

با استفاده از سرور Edge پشتیبانی لازم برای کاربرانی که با تلفن هوشمند و با استفاده از اپلیکیشن ویدئو کنفرانسو از راه دور نیاز به برقراری ارتباط دارند داده می شد. همچنین محتوای ملاقات ها، دانلود فایل ها از ادرس book server و اتصال به جلسات آنلاین با استفاده از URL امکان پذیر است.

سروری به نام سرور واسط ،سیگنال ها را بین زیر ساخت های VoIP داخلی وPSTN یا SIP ترجمه می کند. سرور واسط، متعهد به انتقال رسانه بین تماس های تلفنی، رمزگذاری و رمزگشایی پروتکل تبادل امن در همان زمان در قسمت داخلی شبکه است. سرور همچنین اتصالات SIP را به ارائه دهندگان مخابرات و IP PBX ها که به عنوان دروازه های PSTN / ISDN عمل می کنند، مدیریت می کند..

سازمان هایی که نیاز به سرویس های خدمات اسکایپ با PSTN / ISDN خود دارند باید از سرور واسط( Mediation Server )  همراه با یک دروازه IP PBX استفاده کنند. دروازه IP PBX به عنوان نقطه ختم PSTN / ISDN عمل می کند و با استفاده از SIP با Skype for Business از طریق سرور واسطه ارتباط برقرار می کند.