6 نکته اصلی برای انتخاب راه کار های ارتباط یکپارچه

 6 نکته اصلی برای انتخاب راه کار های ارتباط یکپارچه

همانطور که میدانیم ایجاد یک فضای همکاری مجازی می تواند نقش بسیار کلیدی را در روابط بین همکاران در سازمان ما ایجاد کند، اما برای دستیابی به این موفقیت باید 6 نکته کلیدی در مورد ارتباط یکپارچه باهم به صورت همزمان رعایت شوند. در ادامه به این 6 نکته اشاره ای خواهیم داشت.

امروزه در دنیا، محل کار مجازی و استفاده از نیروی انسانی متخصص بدون محدویت جعرافیایی تبدیل به یک اصل انکار ناپذیر شده است. خوشبختانه در ایران هم سازمان ها و شرکت ها برای توسعه فعالیت هایشان رو به استفاده از نیرو های متخصص به صورت دور کاری هستند. اما  همانطور که تیم ها از لحاظ جغرافیایی گسترش یافته اند مشکلاتی برای صاجبان کسب و کار به وجود آورده است و این موضوع مطرح میشود که چگونه بین پرسنل دور کار و تیم حاضر در سازمان هماهنگی و ارتباط مستمر ایجاد کنیم.

برای نزدیک کردن تیم ها به یک دیگر ایجاد فضای مجازی مناسب ترین راه حل است.چند ابزار ارتباطی که به ما در این راه کمک میکند عبارت اند از : ویدئو کنفرانس ، کنفرانس صوتی و ابزار های اشتراک گذاری فایل ها .ولی با این حال نتیجه به صورت تدریجی برای صاحبان کسب و کار و سازمان ها قابل درک است که تنها استفاده از ابزار های مختلف نمی توانند یک محیط کار طبیعی را فراهم کنند که در آن هرکس به فعالیت خود ادامه دهد.

این جایی است که نرم افزارهای ارتباطی یکپارچه وارد بازی می شوند که مزایای همکاری تیمی و توسعه پروژه را به یک محیط کاری مجازی می دهند.

سازمان ها برای تضمین اجرای موفقیت آمیز استفاده از فناوری های ارتباطی یکپارچه لازم دارند این 6 نکته را سر لوحه خود قرار دهند ، هریک از این نکته ها برای همکاری مطلوب ، لازم و ضروری است ، بدون هر کدام از آنها کار بهره جویی از این زیر ساخت ها با سختی زیادی رو به رو خواهد شد.

صهولت در دسترسی :

کلید اصلی دسترسی آزاد به محتوا و توانایی دیدن هر مرحله از پروژه است. برای مثال :محتوا  و مراحل پروژه بر روی فضایی قرار دارد که قابل دستیابی برای اعضای تیم نیست و بنا به دلایل و یا سیاست های سازمان دسترسی برای برخی از اعضای تیم باز نیست در نتیجه همه ی افراد تیم قادر به دیدن آن نیستند. این یکی از اصلی ترین مشکلات در استفاده از فناوری های ارتباطی یکپارچه در سازمان هاست.می بایست قبل از هر چیز امکان گروه بندی اعضا و دسترسی آنها به محتوای مربوط به آنها فراهم شده باشد.

دسترسی به یک فضای کاری مشارکتی که در هر زمان ، هر مکان  و از هر دستگاه در دسترس باشد لازم و ضروری است.علاوه بر این ، توانایی حفظ دسترسی در طول زمان نیز نقش مهمی دارد. تیم های پخش شده از لحظه ی تولید ایده تا اجرا نیاز به دسترسی در زمان های مختلف در مکان های مختلف دارند.

محتوا :

کاربران باید بتوانند محتوای خود را در قالب و فرمتی که قبلا استفاده می کردند مشاهده و تدوین کنند و در صورت نیازعنوان های مورد نظررا تغییر و یا دستکاری نمایند. مشاهده ی محتوا به صورت بصری به کاربران کمک می کند تا هرزمان که به فضای کاری نگاه می کنند، مبحث های مربوط به کارشان برایشان یادآوری شود. این کار همچنین به کارکنانی که ممکن است به هر دلیلی از آغاز پروژه نبوده اند کمک کند و آنها به اطلاعات اولیه پروژه دسترسی پیدا کنند.

تعامل :

هنگامی که تمامی محتوا به روی فضای کاری مجازی آپلود می شود ، تمام افراد تیم باید بتوانند با آن محتوا ارتباط برقرار کنند به گونه ای که برای آنان به راجتی قابل درک باشد،این همان چیزی ایست که تا کنون فراموش شده است.

زیر ساخت های ارتباطی یکپارچه قادر اند یک تجربه جذاب از بررسی و اطلاعات ثبت شده را  ارائه دهند ،به گونه ای که انگار افراد در آن جلسه حضور داشته اند. به هر حال استفاده از فناوری های آسان ثبت مانند نوشتن بر روی صفحه نمایش تبلت ، مشاهده محتوا و یا نوشتن یادداشت باید به گونه ای باشد که باعث تعامل کاری کارکنان و طوفان فکری شود و این نکته طلایی  برای مشارکت از راه دور است.

اشتراک گذاری :

انتظارات مشتریان در حال تکامل است. آنها به جای اینکه منتظر نتیجه باشند می خواهد بخشی از فرایند خلاقانه و تولید راه کار ها  باشند.زیر ساخت های ارتباطات یکپارچه قادر اند امکاناتی را فراهم کنند که شما مشتریانتان را در فرایند شخصی سازی محصول برای آنها درگیر و در صورت لزوم با اعضای تیم شما ارتباطی تعاملی برقرار کند.به اشتراک گذاری اینکه پروژه چگونه به حالت نهایی تبدیل شده مزیت بزرگی است.

این بینش ارزشمندی را برای پروژه های آینده ارائه می دهد و روابط میان تیم ها، مدیریت و سایر سهامداران را ایجاد می کند.

قابلیت ادغام :

قبل از راه اندازی زیر ساخت های ارتباطات یکپارچه می بایست به این نکته توجه داشت که این راه کار ها یک جزیره جدا از دیگر سیستم ها در سازمان نیستند.راه انتخابی ما می بایست قابل توسعه و ادغام با دیگر سیستم های موجود باشد. ارتباطات یکپارچه چگونگی ایجاد محتوا را تغییر نخواهد داد، بلکه نحوه تعامل تیم با محتوا و چگونگی اشتراک گذاری محتوا را برای اعضای تیم شما مدیریت می کند.

آمادگی :

راه کار انتخابی میباست امن ، انعطاف پذیر و کمترین خرابی و مشکلات را داشته باشد.نرم افزار انتخابی باید بدون محدودیت، قابل به سرویس دهی، سریع و استفاده از آن برای همگان راحت باشد.علاوه بر این باید به هر تعداد که می خواهید کاربر به آن اضافه کرده و از لحاظ آپلود اسناد محدودتی نداشته باشد.

هنگامی که این 6 نکته به صورت یکجا رعایت و ترکیب  شوند، زیر ساخت های ارتباط یکپارچه قادراند شکاف بین نیروی کار سنتی و مجازی را پر کنند، به این ترتیب تیم ها می توانند در جریان هر مرحله  از فرآیند تولید محصول و خدمات باشند. نرم افزارارتباطی یکپارچه می توانند جلسات موثر و بهره وری پرسنل و تیم شما را افزایش دهد.

مایکروسافت، دستگاه ویدئو کنفرانس solaborate با امکانات بی نظیر پیشنهاد کرد.

شرکت مایکروسافت، دستگاه ویدئو کنفرانس با امکانات بی نظیر پیشنهاد کرد.

شرکت مایکروسافت  دستگاه  Solaborate مدل Hello را برای کاربران اسکایپ و اسکایپ فور بیزینس پیشنهاد کرده است. این دستگاه با  بهره مندی از سیستم عامل اندرویدی این امکان را به کاربران می دهد که به راحتی از اپلیکیشن هایی مثل Skype For Business ، Skype  و ... برای برقراری ارتباط ویدئویی بهره ببرند.
این دستگاه به راحتی بر روی هر صفحه نمایشی سوار شده و امکان برقراری تماس ویدئویی و حتی صوتی را فراهم می کند. همچنین با سایر پلتفرم های ویدئو کنفراس نظیرwebex , hangouts,Facebook Massenger و ... کاملا سازگاری داشته و قادر به استفاده به عنوان یک دستگاه ویدیو کنفرانس یکپارچه می باشد.

از جمله قابلیت های solaborate می توان به : دوربین 4K ، میکروفن محیطی ، اتصال wi-fi و عدم نیاز به کامپیوتر اشاره کرد. دوربین این دستگاه با بهرمندی سنسور تصویر CMOS با کیفیت 4K تصویر محیط را با بالاترین کیفیت ممکن برای آن طرف تماس ارسال می کند . دوربین دستگاه Hello با زاویه دید 130 درجه ای خود به صورت خودکار روی چهره ای افراد حاضر در جلسه فوکوس می کند.

شایان ذکر است استفاده از 4 میکروفن محیطی در این دستگاه کاربران را از استفاده از میکروفن های جانبی مبرا می کند .

این طور به نظر می رسد که مایکروسافت با ارائه این دستگاه قصد دارد پکیج های همچوم پلیکام و سیکو را روانه بازار کند.